Onze klanten – projecten

 

Een nieuwe procesmatige structuur

De coronacrisis heeft ons op elk niveau getroffen en bepaalde beperkingen van onze organisatie aan het licht gebracht. Om de efficiëntie te verbeteren, heeft de HVW de beslissing gemaakt om de structuur van haar afdeling ORG te wijzigen door drie belangrijke processen te ontwikkelen:

  • het proces Toelaatbaarheid en Front Office
  • het proces Vergoedbaarheid
  • het proces Schulden

Elk proces werd in grote lijnen gedefinieerd binnen het team ORG en in juni 2023 voorgesteld aan de kantoorverantwoordelijken. Die kwamen vervolgens in september 2023 samen tijdens een seminarie om de eerste richtlijnen te bepalen, waaronder het opzetten van een netwerk van deskundigen/referentiepersonen voor elk proces.

 

Het proces Toelaatbaarheid en Front Office: naar een standaardisering van de procedures

Het proces Toelaatbaarheid en Front Office bestaat uit twee verschillende domeinen:

  • Front Office, waaronder alle aspecten van ‘Bereikbaarheid’ vallen, dus het infoloket, de openingsuren van de kantoren, de afspraken en de telefonie
  • Toelaatbaarheid, die ervoor zorgt dat de dossiers correct worden verwerkt in de backoffice

Uit de vele besprekingen om onze dienstverlening aan de sociaal verzekerden te verbeteren, kwamen meteen twee sleutelwoorden naar voren: kwaliteit en standaardisering.

Onze filosofie is om de kwaliteit van onze dossiers te verbeteren dankzij verschillende projecten die we de komende jaren zullen uitwerken. De standaardisering van de procedures zal onlosmakelijk deel uitmaken van elk project. We zullen ons uiterste best doen om ervoor te zorgen dat alle kantoren op dezelfde manier te werk gaan zodat we in het bijzonder het idee van ‘het kantoor zonder grenzen’ kunnen vergemakkelijken.

Raphaël Vereycken – ORG

Het proces Vergoedbaarheid: voor een betere kwaliteit van de betalingen

Onder het proces Vergoedbaarheid vallen alle zaken die te maken hebben met de verwerking van de C2’s en de betaling van de uitkeringen. De opdrachten zijn gericht op het standaardiseren van verwerkingstijden en -methoden, het verbeteren van de kwaliteit en het optimaliseren van de organisatie van de verwerking van de betalingen en de C2’s.

Samen met de deskundigen en referentiepersonen op het vlak van betaling en verificatie hebben we een actieplan 2024 opgesteld dat gericht is op, onder andere, de standaardisering van de betalingen tijdelijke werkloosheid, de automatisering van de C2’s, de organisatie van een mentoraat betaling… Die uitdagingen zullen we samen aangaan in 2024 om de kwaliteit van de betalingen te verbeteren.

Amedeo Cedrone – ORG

Het proces Schuldbeheer: voor een beter schuldenbeheer

Het procesdomein Schuldbeheer omvat alle processen die verband houden met de verificatie van de betalingen, het schuldbeheer en het crediteurenbeheer.

Voor elk van deze processen is er een cel op het hoofdbestuur. De cellen staan in voor de behandeling van dossiers voor het kantoor in Brussel, bieden ondersteuning aan de andere kantoren en werken aan uniforme werkwijzen om de kwaliteit en efficiëntie te verhogen.

Binnen het procesdomein Schuldbeheer lopen er verschillende projecten in samenwerking met ICT om een gecentraliseerd en waar mogelijk geautomatiseerd schuldbeheer te ontwikkelen. Aangezien het aantal schulden bij de HVW is toegenomen als gevolg van de coronacrisis, is het noodzakelijk om de schulden op een efficiënte manier te beheren.

Dieter Sabbe – ORG

 
Raphaël Vereycken
 
Amedeo Cedrone
 
Dieter Sabbe