Nieuwe collega’s waardevol verwelkomen
Het begin van een mooie reis naar succes, waarbij elk onthaal een nieuwe mijlpaal vormt in de groei van onze collega’s, ons team en onze organisatie.
Een goed onthaal voor een goede integratie
Een goede integratie zorgt ervoor dat een nieuwe collega snel vertrouwd geraakt met taken, verantwoordelijkheden en de waarden binnen de organisatie. Bovendien is een goede integratie noodzakelijk om een positieve teamdynamiek op te bouwen, wat het behoud van talent in onze organisatie bevordert. Kortom, een goede integratie van nieuwe collega’s is van vitaal belang voor het welzijn van elk van ons en het hele team!
Sinds juni 2022, en verder uitgebouwd in 2023, zet de HVW in op de lancering van het nieuwe integratieproject. Dankzij dat project willen we als organisatie dichter bij onze collega’s staan en ervoor zorgen dat iedereen zich goed voelt binnen onze organisatie.
Het verloop
Onthaaldag 1 – Dag van indiensttreding
- Kennismaking met HR-partners
- Ontdekken van de organisatie en de afdelingen
- Ophalen ICT-materiaal
- Afleveren belangrijke documenten (contract, onthaalmap…)
- Informatiedeling intranet en tools met betrekking tot personeelsdossier
- Interne afspraken overlopen
- Informatie over de voordelen als HVW-medewerker
Onthaaldag 2 – Observatiestage
- Idealiter voor het einde van de tweede maanden na de indiensttreding
- Stagedag in het Contact Center of in een uitbetalingsbureau
- Meer stagedagen zijn mogelijk in samenspraak met leidinggevende en Learning & Development (HRM)
- Op dat moment heeft de nieuwe collega reeds kennis gemaakt met zijn eigen taken en kan deze zijn eigen taken beter koppelen aan de taken in het Contact Center of een uitbetalingsbureau
- Voor de medewerkers die gestart zijn in een uitbetalingsbureau zal er een observatiestage voorzien worden van één dag in het Contact Center
- Voor de medewerkers die gestart zijn in het Contact Center of op het hoofdbestuur zal er een observatiestage worden voorzien in een uitbetalingsbureau
Onthaaldag 3 – Terugkomdag
- Samen genieten van lekkere koffiekoeken, koffie en fruitsap
- Uitgebreide kennismaking medewerkers HRM en nieuwe medewerkers
- Ervaringen delen
- Polsen naar het welzijn van de medewerker
- HR-informatiedeling
- Gezamenlijke lunch met belegde broodjes
- Speech administrateurs-generaal
- Kennismaking met de afdelingen op het hoofdbestuur
Integratiegesprekken voor een betere opvolging
De HR-partners zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de integratiegesprekken. Ongeveer een maand na de aanwerving wordt het eerste gesprek ingepland.
Tijdens het integratiegesprek wordt er gepolst naar hoe medewerkers zich voelen in hun functie, hoe ze het onthaal van HRM en de dienst hebben ervaren, of de functie voldoet aan hun verwachtingen en of ze nog specifieke behoeftes hebben (opleiding, informatie…). Uit dat gesprek komt nuttige feedback naar voren die gebruikt wordt om de indiensttreding en integratie van nieuwe medewerkers te verbeteren en begeleiden.
Tijdens de daaropvolgende maanden worden er nieuwe gesprekken ingepland die ons helpen te polsen naar het welzijn van de medewerkers. De analyse van de verkregen input wordt verwerkt in nauwe samenwerking met de HR-businesspartners. Zij werken dan acties uit volgens de behoeften om de integratie in de toekomst te verbeteren. We merken dat deze gesprekken worden geapprecieerd omdat ze ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers zich welkom en gehoord voelen.
Naar een stimulerende werkomgeving
Het belang van een inclusieve cultuur en het creëren van een omgeving waarin elke individuele bijdrage wordt gewaardeerd en gerespecteerd, is voor de HVW van uiterst belang. Dat bevordert niet alleen de samenwerking en productiviteit, maar verrijkt ook de organisatie met diverse perspectieven en ideeën. Laten we streven naar een werkomgeving waarin iedereen zich welkom voelt en waarin we gezamenlijk groeien en bloeien.
Nathalie Schockaert en Véronique Desmet – HRM
De ervaringen van onze nieuwe medewerkers
“Op mijn eerste werkdag werd ik in de voormiddag warm onthaald door HRM. Ik kreeg informatie die ik nodig had om mijn loopbaan bij de HVW te beginnen. In de namiddag maakte ik kennis met mijn collega’s op kantoor. Ook de observatiestage in het Contact Center vond ik erg nuttig, zowel om de werking te leren kennen als om de collega’s te ontmoeten.
Op de terugkomdag maakten we, samen met alle andere nieuwe collega’s, kennis met de verschillende afdelingen door een interactief spel waarbij we vragen moesten beantwoorden door te praten met de afdelingsverantwoordelijken. We werden verdeeld in groepen over de taalgrenzen heen waardoor we ook kennis maakten met onze nieuwe Waalse en Brusselse collega’s. Een leerrijke en fijne ervaring!”
Vik Wuyts – HVW Antwerpen
“Ik heb mijn eerste minuten bij de HVW doorgebracht in een vergadering van de Directieraad. De ideale gelegenheid om voor het eerst kennis te maken met de zes afdelingshoofden en meer te weten te komen over hun diensten. Vervolgens ben ik op een efficiënte manier onthaald door enkele collega’s van HRM, FIN en CoSI die me uitleg hebben gegeven over de dingen die je zeker moet weten als je bij de HVW begint: arbeidsreglement, Kiwi, MIVB-abonnement, intranet, EPM… Dankzij de proactieve aanpak van ICT beschikte ik bovendien al vóór mijn indiensttreding over de nodige IT-apparatuur, wat ervoor zorgde dat ik meteen goed kon starten. Ook vergeet ik de vele collega’s die bij me zijn komen aankloppen om zich voor te stellen niet. Wat fijn om je welkom te voelen! En daaruit blijkt maar weer dat iedereen bij de HVW mee verantwoordelijk is voor een goede ontvangst van nieuwe medewerkers.”
Quentin Labarre – Adjunct-administrateur-generaal
“Dag 1 bij de HVW… ietwat nerveus meld ik me aan bij het onthaal, waarna ik vriendelijk werd ontvangen door Véronique, de HR-partner. Veel nieuwe info gekregen, maar dat werd gegeven met een glimlach. Er was tijd om vragen te stellen en om samen naar ICT te gaan om mijn pc op te gaan halen: tijd om te starten, nu voor echt!
Zelf kreeg ik van verschillende mensen binnen de dienst FIN van het hoofdkantoor in Brussel uitleg over hun verschillende domeinen in het kader van mijn integratie op de dienst. Daar heb ik goede herinneringen aan: nog steeds staan die mentors paraat als ik vragen heb. Ik mocht ook een observatiestage doen in het uitbetalingsbureau van Gent. Dat vond ik persoonlijk heel fijn en leerzaam, omdat dat toch de core business is van de HVW, en iets is waar ik in het hoofdbestuur minder – om niet te zeggen bijna niet – mee geconfronteerd wordt: mensen aan het onthaal, de verwerking van hun aanvraag, het controle- en uitbetalingsproces…
Tenslotte was er onthaaldag drie, met een warme start van de dag door een gezamenlijk ontbijt en waar we kennis maakten met de nieuwe administrateurs-generaal. Daarna mochten de deelnemers elkaar en de afdelingen beter leren kennen door een paar spelletjes en een bezoek aan de afdelingen zelf. Een algemeen overheersend positief gevoel.”
Wendy De Zwaef – FIN
“Op mijn eerste dag bij de HVW werd ik hartelijk ontvangen door Zaynab, adjunct-directrice van de afdeling HRM, die me alle informatie gaf die ik nodig had om mijn nieuwe job met succes te beginnen. Het was een drukke eerste dag, vooral omdat we ’s middags de resultaten van het tevredenheidsonderzoek zouden presenteren bij de RSZ. Een geweldige manier om van start te gaan.
Dankzij de integratiegesprekken die op initiatief van mijn collega’s van HR-partners werden gevoerd, kreeg ik ook de kans om te vertellen wat ik vond van mijn eerste weken binnen de organisatie. In mijn ogen is dat een open, zorgzame en zinvolle manier om nieuwe medewerkers op te volgen.
De derde onthaaldag bood dan weer de gelegenheid om nieuwe collega’s van alle achtergronden te ontmoeten en was een bron van informatie over de werking van de organisatie, de loopbanen en de professionele ontwikkelingsmogelijkheden. Ik kan dus met zekerheid zeggen dat ik goed ben ontvangen en opgenomen in de organisatie.”
Bruno Altide – HRM
