HVW-CAPAC Academy in ontwikkeling
Binnen de HVW werken we sinds twee jaar aan de ontwikkeling van een training academy die het accent legt op een duurzame ontwikkeling van onze nieuwe en huidige medewerkers. In 2023 werden de onderdelen ‘leertrajecten’, ‘opleidingswerkgroepen’, ‘certificering’ en ‘mentorschap’ verder uitgewerkt en toegepast in de praktijk.
Ingeburgerd traject
Het mentoraat toelaatbaarheid, inmiddels een standaardtraject voor alle nieuwe medewerkers van de uitbetalingskantoren, werd voor het eerst ook verschillende keren regionaal georganiseerd om beter tegemoet te komen aan de noden van de opleiders en deelnemers. De regionalisering van het mentoraat zorgde ervoor dat de opleiders vanuit hun eigen kantoor of een kantoor in hun regio een opleiding konden voorzien voor de nieuwe collega’s. Bovendien bevordert dat ook het kantooroverschrijdend werken tussen de uitbetalingskantoren onderling.
In het najaar van 2023 werden de eerste stappen gezet in de ontwikkeling van een mentoraat betaling, een opleidingsproject dat samen met ORG verder wordt gerealiseerd in 2024. Dit mentoraat zal zich richten op de omscholing van medewerkers toelaatbaarheid naar een meer polyvalente rol in betaling of de volledige omscholing naar medewerkers betaling.
Extra ondersteunen
Om wat ondersteuning te bieden bij de begeleiding van nieuwe medewerkers werd in juni 2023 een piloottraject gelanceerd voor de ontwikkelingsgids. Die gids heeft als doel de mentor te begeleiden bij de ondersteuning van nieuwe medewerkers in hun ontwikkeling van de technische competenties die noodzakelijk zijn voor hun functie. De competenties worden per type werkloosheid en volgens procedures ingedeeld met feedbackmomenten na twee, vier en zes maanden na indiensttreding. Verder voorziet de ontwikkelingsgids een standaardplanning waar de mentor in de eerste weken mee aan de slag kan gaan, in afwachting van een mentoraat toelaatbaarheid. De tool is zodanig samengesteld dat het zowel voor, tijdens als na het mentoraat kan worden ingezet.
De gids is ten alle tijden toegankelijk voor de mentor en medewerker en kan dus ook als hulpmiddel dienen bij het geven van feedback. De tool zorgt namelijk voor een objectieve en transparante feedback over de verdere ontwikkeling van competenties.
Voorlopig wordt de gids nog niet uitgebreid toegepast in elk kantoor. In het voorjaar van 2024 wordt een evaluatie van de tool voorzien om het gebruik te analyseren en verbetersuggesties te implementeren. De bedoeling is dat deze tool door elke mentor en medewerker structureel zal worden gebruikt in elk uitbetalingskantoor om een zo goed mogelijke opvolging en transparante feedback te voorzien tijdens de eerste maanden van tewerkstelling bij de HVW.
Om mentoren in de toekomst nog beter te ondersteunen, heeft Learning & Development een e-learning ontwikkeld. In deze e-learning wordt het belang en de rol van de mentor toegelicht. Daarnaast wordt er aan de hand van interactieve oefeningen gedemonstreerd hoe je de ontwikkeling van een nieuwe medewerker kan aanpakken, met een grote nadruk op de aspecten feedback, stimuleren van autonomie in de functie en ontwikkelingsgericht denken.
De e-learning zal in het voorjaar van 2024 ter beschikking worden gesteld aan de mentoren. Daarnaast zullen er ook workshops worden voorzien voor opleiders en mentoren om hun didactische en coachingsvaardigheden nog verder te versterken.
Inzetten op competenties
Verder werden er opleidingswerkgroepen opgestart rond twee thema’s, nl. Art. 149 en de behandeling van C2’s. In de werkgroepen wordt hoofdzakelijk de nadruk gelegd op de praktijk, waarbij de deelnemers de kans krijgen om met echte dossiers aan de slag te gaan. De feedback die we ontvangen over de werkgroepen is overwegend positief en we krijgen zelfs de vraag om bepaalde trajecten te verlengen of jaarlijks terug te laten doorgaan om zo de competenties bij de medewerkers te verbreden en de polyvalentie te verhogen.
Certificering gebeurt momenteel nog hoofdzakelijk op de achtergrond, het proces en het gebruik ervan werden het afgelopen jaar nog verder gedefinieerd. Opleidingsmodules zullen in de toekomst worden gecertificeerd op basis van de mate van verwerving van technische competenties die vereist zijn om een bepaald niveau te behalen. In het leertraject mentoraat toelaatbaarheid werd alvast een gecertificeerde kennisverificatie geïmplementeerd om de vooruitgang in kennis gedurende het mentoraat te evalueren. Op dit moment wordt dit nog verder uitgewerkt op papier. Learning & Development heeft ook alvast de voorbereidende stappen genomen om samen met ICT een e-Future Leeromgeving te ontwikkelen.
Learning & Development blijft ook in 2024 verder innoveren. De HVW-CAPAC Academy ligt aan de basis van de HVW als lerende organisatie.
Grace Gendera – HRM
