Digitalisatie voor een klantgericht HRM-dossier
In het tijdperk van digitale transformatie is het essentieel dat organisaties zich blijven aanpassen aan de snel veranderende technologische landschappen om relevant te blijven. Als organisatie streven we er voortdurend naar om onze processen te verbeteren en te innoveren. Zo hebben we in 2023 aanzienlijke vooruitgang geboekt binnen onze HRM-afdeling dankzij de digitalisatie van onze personeelsdossiers.
Digitalisatie van personeelsdossiers is meer dan alleen het vervangen van papieren documenten door elektronische bestanden. Het brengt ook een verschuiving met zich mee in de manier waarop we werken en hoe we onze medewerkers ondersteunen. Bij elke stap van dit proces hebben we één aspect centraal gesteld: klantgerichtheid.
Voor ons betekent klantgerichtheid het bieden van de beste diensten aan onze medewerkers. We zijn aandachtig voor hun behoeften en verwachtingen en hebben de efficiëntie verhoogd door de toegang tot de personeelsdossiers te versnellen en het beheer van gegevens van documenten te vergemakkelijken. We hebben niet alleen de toegankelijkheid en het beheer van essentiële documenten verbeterd, maar ook de manier waarop we met onze medewerkers communiceren en met hen omgaan. Deze digitalisatie heeft daarnaast ook de samenwerking binnen het HRM-team bevorderd, zowel fysiek als op afstand.
Efficiënt gegevensbeheer
De afdeling HRM is druk bezig geweest met het overschakelen naar een digitaal personeelsdossier. Voor de digitalisatie werden de papieren personeelsdossiers nagekeken en gesorteerd op categorie. Alle essentiële documenten werden daarom gescand en op basis van een nomenclatuur vernoemd en elektronisch opgeslagen in het personeelsdossier.
Onze personeelsdossiers bevatten een breed scala aan persoonlijke documenten, van arbeidsovereenkomsten tot loopbaanonderbrekingen. Die documenten vormen een cruciale bron van informatie voor het beheer van onze medewerkers en het efficiënter behandelen van aanvragen. De documenten in de dossiers worden voortdurend geraadpleegd en geactualiseerd. Door gebruik te maken van elektronische personeelsdossiers kunnen we documenten vlot opslaan en raadplegen, zelfs vanop afstand.
Bovendien zijn onze digitale personeelsdossiers ontworpen met de GDPR-naleving als een kernprincipe. Door de GDPR-regelgeving na te leven, kunnen we verzekeren dat de gegevens van het HVW-personeel worden beschermd. Enkel medewerkers van HRM en de medewerker zelf hebben toegang tot het persoonlijke dossier. Alle actieve medewerkers kunnen vanaf heden onmiddellijk hun persoonlijk dossier raadplegen en toegang krijgen tot hun persoonlijke en professionele informatie in Kiwi, de self-servicetoepassing voor onze medewerkers. Documenten waarin andere medewerkers staan vermeld, worden verborgen voor de medewerkers.
Elena Kolberger en Zaynab Lahrouchi – HRM
“Het digitalisatieproject heeft een positieve impact achtergelaten op onze dagelijkse werkzaamheden. Voorheen waren personeelsdossiers en documenten vaak verspreid en moeilijk toegankelijk, maar dankzij dit project hebben we nu direct toegang tot de benodigde documenten. Waar medewerkers voordien steeds naar het archief moesten gaan om een bepaald document op te zoeken, is nu alles slechts een paar klikken verwijderd. Bovendien kan informatie gemakkelijker worden gedeeld en wordt de samenwerking tussen teams gestimuleerd. Kortom, het digitalisatieproject heeft bijgedragen aan een cultuur van efficiëntie, betrokkenheid en samenwerking binnen onze organisatie.”
Saskia Van Noyen en Anita Vandenhende – HRM