Een communicatiedienst die dicht bij de medewerkers staat
In een wereld waarin technologie en telewerk mensen soms uit elkaar lijken te drijven, helpt het om dicht bij het werkveld te blijven staan en zo sterke banden tussen collega’s te onderhouden en een echt gevoel van verbondenheid met één enkele gemeenschap te creëren.
De communicatiedienst speelt ook een cruciale rol om medewerkers te overtuigen van de visie en de strategie van de organisatie. Dicht bij het werkveld staan, betekent de behoeften van alle medewerkers verzamelen en ze doorgeven (bottom-up) zodat die visie en strategie aan de wensen van de verschillende betrokken partijen kunnen voldoen. De communicatiedienst zet zich daarom in om zijn positie als voornaamste contactpersoon tussen het werkveld en het management te versterken.
Er zijn hiertoe al verschillende acties ondernomen in 2023.
Herlancering van een ambassadeursnetwerk
In 2023 is het ambassadeursnetwerk, genaamd Spot.com, opnieuw gelanceerd. Dankzij dat netwerk kan de communicatiedienst dichter bij de kantoormedewerkers komen en gemakkelijker communiceren met hen.
Wat is het Spot.com-netwerk?
Het Spot.com-netwerk is een netwerk van geselecteerde contactpersonen waarbij de dienst CoSI terecht kan met alle vragen over de communicatie in het kantoor. Omgekeerd kunnen de leden van het Spot.com-netwerk ook bij ons terecht met al hun ideeën, suggesties of problemen op het vlak van communicatie in hun kantoor.
Dankzij Spot.com kunnen we bovendien een netwerk creëren dat in het teken staat van uitwisseling en ambassadeurs die de HVW zowel intern als extern willen vertegenwoordigen.
Het doel is om dit netwerk in 2024 verder uit te bouwen naar de verschillende afdelingen van het hoofdbestuur om ook de uitwisselingen tussen de afdelingen te vergemakkelijken.
Bezoeken in het werkveld
Om zo dicht mogelijk bij de medewerkers in het werkveld te komen en hun dagelijkse realiteit te begrijpen, is de communicatiedienst ook begonnen aan een ronde bij de verschillende kantoren. Die ronde biedt de kantoormedewerkers de kans om medewerkers van het hoofdbestuur te ontmoeten en hun behoeften in de praktijk kenbaar te maken.
De bezoeken in 2023 hebben al voor een aantal verbeteringen gezorgd, vooral op het vlak van de website. En dit is voor ons nog maar het begin.
Een communicatienetwerk dat dicht bij de medewerkers staat, biedt dus veel meer dan een eenvoudige manier om informatie over te brengen. Het netwerk is een katalysator voor menselijke verbinding, solidariteit en gemeenschapsontwikkeling.
Stéphanie Buntinx – CoSI
“In het kader van het Spot.com-netwerk mochten we de collega’s van de dienst communicatie verwelkomen in ons kantoor in Gent. Ik kreeg samen met een aantal medewerkers van Spot.com Gent de kans om onze input te geven over bepaalde punten. Er werd goed samengewerkt en er werd vooral geluisterd naar onze zorgen en kleine problemen. Alles werd goed genoteerd, er was ruimte voor bijkomende vragen of opmerkingen en nadien werd dit alles doorgegeven naar de dienst.
We zijn niet alleen verantwoordelijk voor het kantoor van Gent, maar ook voor de kantoren van Oudenaarde en Zottegem. Daardoor is het niet altijd gemakkelijk om een juiste manier te vinden om te communiceren. Dat de collega’s van de communicatiedienst dus steeds voor een uitdaging staan, is wel duidelijk.”
Sandra Van Huffel – HVW Gent
“We waren verheugd om onze collega van CoSI, Stéphanie, te mogen verwelkomen. Tijdens de bijeenkomst hebben we gesproken over onder andere de verbeterpunten op het gebied van zichtbaarheid en leesbaarheid van onze website en ons intranet en de (vertrouwelijke) ontvangst van onze sociaal verzekerden. Onze Spot.com-verantwoordelijke heeft samen met haar alle punten besproken die wij belangrijk vonden. We hopen haar in de toekomst opnieuw te mogen ontvangen en moedigen deze constructieve uitwisselingen meer dan aan.”
Sandrine Binard – HVW Hoei